Sie wollen Ihren Hotel- / Ferienwohnungs-Anmeldeformular & Check-In automatisieren? Das online Hotel Check-In Formular für den digitalen Hotelmeldeschein können Ihre Gäste selbst vor der Anreise ausfüllen und damit einen Priority Check-In genießen. Das Online Check-In System für Hotels, Apartments und Ferienwohnungen schickt automatisch eine E-Mail aus der igumbi Hotelsoftware mit einem Link zum Check-In Formular. Dieses bekommen die Gäste 2–3 Tage vor der Anreise. Die Gäste füllen es selbst aus und unterschreiben mit der Maus oder Finger auf dem eigenen Gerät: Computer, Tablet oder Smartphone.
Mit dem Priority Check-In System von igumbi füllen Ihre Gäste das Meldeschein-Formular selbst aus – online, digital unterschrieben und vor der Ankunft erledigt. So sparen Sie Zeit an der Rezeption und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen kontaktlos.
Administratives ist vor der Anreise schon erledigt
Die Meldeschein/ Gästeblatt-Formalitäten sind somit bereits vor der Ankunft erledigt: ausgefüllt und unterschrieben, Mitanreisende sind erfasst. Die Gästeblattdaten können, wenn notwendig, an einen Gemeindeserver per XML-Schnittstelle übertragen werden: z.B. Feratel oder AVS-Gästemeldung.
So reduzieren Sie Wartezeiten an der Rezeption oder führen einen rezeptionslosen Betrieb, vermeiden Papierformulare und erfüllen alle gesetzlichen Meldepflichten effizient und digital.
Weniger Aufwand mit dem Gästeblatt/ Meldeschein
Mit der Priority-Check-in Funktion können Sie Ihren Gästen vor der Ankunft ein automatisches E-Mail mit einem Link zu einem Webformular zuschicken. Dort kann der Gast die persönlichen Daten für das Gästeblatt/ den Meldeschein selbst vor der Anreise eintragen und am eigenen Gerät unterschreiben.
Das spart Ihnen Aufwand und Zeit an der Rezeption. Es entlastet Sie bei der Ankunft, da in vielen Fällen das Formular zum Einchecken/ das Gästeblatt bereits von Ihren Gästen vorausgefüllt ist (bis zu 85 % der Gäste füllen es aus). Sie müssen lediglich die eingegebenen Daten auf Korrektheit überprüfen und mit den Reisedokumenten abgleichen.
Auch für Ihren Gast ist das Priority Check-in Formular eine wesentliche Vereinfachung im Vergleich zu Gästeblattsystemen, die oft von den Tourismusverbänden und Gemeinden angeboten werden. Dort wird ein leeres Formular präsentiert und der Gast muss alle Felder eintragen, auch den Aufenthaltszeitraum. In der vorhandenen Reservierung sind viele Datenfelder, die am Gästeblatt auszufüllen sind, eigentlich vorhanden: Aufenthaltszeitraum, Namen, Adresse. Es gibt nur wenige Felder (z.B. Geburtstag), die beim Gästeblatt dazukommen. Dem Gast werden im Priority Check-in Formular die Felder mit den vorhandenen Daten aus der Reservierung vorausgefüllt präsentiert. Das ist eine wesentliche Erleichterung, vor allem für ausländische Gäste, denen man oft erst den Zweck des Gästeblatts erklären muss.
Der Check-in Vorgang wird deutlich beschleunigt: Ihre Gäste füllen das Meldeschein-Formular online selbst aus – anstatt dass Ihr Personal diese administrative Formalität für jeden Gast manuell abwickelt. Das spart Ihnen erhebliche Personalkosten, da Ihre Mitarbeiter sich nicht mehr mit Papierkram beschäftigen, sondern auf echten Gästeservice konzentrieren können.
Der Vorteil für den Gast: Der Stress mit dem Ausfüllen des Formulars wird reduziert – das erleben Gäste aber beim Empfang nach einer anstrengenden Anreise. Der Gast kann den Check-in von zu Hause/ im Büro aus erledigen, anstatt beim Eintreffen am Hotel oder in der Ferienwohnung Zeit damit zu verschwenden. Auch kann die Ankunftszeit später oder flexibler sein, da die notwendigen Daten schon erfasst sind.
Check-in E-Mail-Vorlage anlegen
Um die E-Mail für den Check-in-Vorgang täglich an die zukünftig ankommenden Gäste zu verschicken, legen Sie eine neue E-Mail-Vorlage mit diesem Text (oder ähnlich) im Textbaustein an:
Please complete your data for our priority check-in:
#{checkin_url}
Die Variable "checkin_url" ist der Platzhalter für die URL zum Ausfüllen der Gastblattdaten. Diese wird individuell für jede Reservierung generiert.
Der checkin_url wird im laufenden Betrieb unmittelbar vor dem Versand der Automail vor Anreise generiert. Damit wird sichergestellt, dass Änderungen der An- und Abreisetermine berücksichtigt werden.
Automailer: Check-In E-Mail-Versand automatisieren
Die E-Mail-Vorlage wird täglich zur eingestellten Zeit automatisch mit der Automailer-Funktion verschickt. Dafür muss die E-Mail-Vorlage als Automail aktiviert werden.
Typische Einstellungen für den Automailer: Die Versandzeit und die Tage davor sollten so gewählt werden, dass die ankommenden Gäste genug Zeit haben, um vor der Ankunft das Formular auszufüllen.
- 2 Tage davor
- Versandzeit 09:30 – Eine Zeit, in der die Gäste eventuell im Büro sind oder in öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind.
- Das Sprachfeld wurde leer gelassen – Damit wird die Vorlagen-E-Mail an alle Gäste geschickt, egal ob die Sprache "DE", "EN" oder eine andere Sprache ist.
Zugriff auf Check-In Datensatz für den Gast
In der E-Mail an den Gast ist eine URL enthalten, die so ähnlich aussieht wie folgende:
https://www.igumbi.net/checkins/aea17fd4f5a45f561dc1cdc3c6466be232012233
Dieser Check-In-URL führt zum Check-In Webformular für den Gast, das er ausfüllen soll.
Der Kopf des Check-In-Formulars ist mit den Farben Ihres Betriebs und Ihrem Logo gebrandet. Im Fußbereich des Formulars befinden sich die Adresse, klickbare Telefonnummer und Website Ihres Betriebs.
Der Gast sollte die fehlenden Datenfelder ausfüllen. Das Online Check-In Formular enthält nur die Felder, die für das Gästeblatt/Meldeschein notwendig sind.
Ihre Gäste haben in igumbi kein eigenes Login oder Passwort. Mit dieser Funktion können sie ihre eigenen Daten für das Gästeblatt selbst vervollständigen. Das gilt auch für Gäste, die über Buchungsportale gebucht wurden und über einen Channel Manager importiert wurden.
Der Gästeblatt-Datensatz wird nur erstellt, wenn der Gast seine eigenen Daten eingibt und erfolgreich speichert. Der Check-In-Datensatz bildet die Brücke zu einem eventuell vom Gast ausgefüllten Gästeblatt-Datensatz.
Falls der Gast die Check-in-E-Mail ignoriert, kann später beim eigentlichen Check-In, wie gehabt, durch die Rezeptionsmitarbeiter ein Gästeblatt über das igumbi-Backend ausgefüllt werden.
Das Ausfüllen des Gästeblatt-Formulars über das igumbi-Backend (etwa an der Rezeption) sperrt den Zugang zum Check-In-Formular für den Gast.
Check-In-URL mit Verfallsdatum
Aus Datenschutz-Gründen wird das Zeitfenster für den Zugriff auf die Check-in Daten so gering wie möglich gehalten.
Wenn der Check-in URL generiert wird, wird ein Verfallsdatum im Check-in-Datensatz hinterlegt. Dieses ist Mitternacht des geplanten Ankunftstages der Reservierung. Somit kann der Gast die Daten auch nach der Ankunft am Ankunftstag auf seinem eigenen Gerät ausfüllen.
Wenn der Gast die Daten für das Gästeblatt ausfüllt, kann es beim Abspeichern der Daten zu Warnmeldungen kommen, weil der Gast einige Felder nicht vollständig ausgefüllt hat. Wenn die Gästeblattdaten erstmals vollständig und ohne Warnmeldungen gesichert wurden, wird die Frist für den Zugriff auf 2 Stunden nach der vollständigen Dateneingabe reduziert.
Die Check-in URLs, die per E-Mail an die Gäste geschickt werden, verbleiben oft in den E-Mail-Programmen am Computer oder am Smartphone des Gastes. Mit der zeitlichen Beschränkung des Zugriffes soll sichergestellt werden, dass sich nach der Anreise die Daten nicht mehr ändern und unbefugter Zugriff zu den Gästeblattdaten weitestgehends ausgeschlossen werden kann.
Webformular für die Gäste: Gast unterschreibt am eigenen Gerät
Der Gast bekommt dieses Web-Formular zum Ausfüllen präsentiert:
Auch am Smartphone, iPad oder Tablet ist das Formular zum Einchecken durch ein responsives Layout bequem ausfüllbar:
Wenn in der Hotelsoftware die Funktion zum Unterschreiben des Gästeblattes aktiviert ist, kann der Gast das Formular selbst unterschreiben. Unter den Formularfeldern ist ein Feld für die Unterschrift. In diesem Feld kann auf Touch-Geräten (Smartphones oder Tablets) oder mit der Maus auf einem PC oder Laptop unterschrieben werden.
Somit ist vor dem Check-In oder während des Aufenthalts kein Kontakt notwendig, um die Formalitäten zu erledigen.
Abläufe in der Hotel Rezeption
Meldeblätter kontrollieren, Ausweise abgleichen
Wenn die Gäste die Daten für die Meldeblätter selbst ausgefüllt haben, wird in igumbi noch keine fortlaufende Gästeblattnummer vergeben.
Bei der Ankunft des Gastes rufen Sie den vorab ausgefüllten Gästeblattdatensatz in der igumbi Hotelsoftware auf. Überprüfen Sie die Dateneingabe Online-Check-In des Gastes mit dem präsentierten Personalausweis, Führerschein, Reisepass oder anderen gültigen Dokumenten, die die Identität des Hauptgastes bestätigen.
Speichern Sie den Gästeblattdatensatz. Dies löst die Vergabe der fortlaufenden Gästeblattnummer aus. Diese ist notwendig für:
- fortlaufende Gästeblattnummern
- Übertragung zu einem Gästeblattsystem der Gemeinde
Kontrolle und Gast unterschreibt bei Ankunft
Falls der Gast das Gästeblatt noch nicht selbst online unterschrieben hat, müssen Sie das Gästeblatt an der Rezeption ausdrucken und dem Gast beim Check-In zur Unterschrift vorlegen.
Überprüfen Sie die eingetragenen Daten mit den Reisedokumenten.
Drucken Sie das unterschriebene Gästeblatt aus und archivieren Sie es in einem Papierordner.
Gesamtablauf: Hotel und Ferienwohnung
Der Priority-Check-in Prozess unterscheidet sich je nach Betriebstyp: Hotels mit Rezeption machen oft eine abschließende Verifizierung durch Ihr Personal, während Ferienwohnungen ohne Rezeption die Daten eventuell automatisch an den Gemeindeserver schicken, um Gästekarten und Zugangscodes digital bereitstellen können, per E-Mail mit Link.
Wie funktioniert der Online Check-In in einem Hotel mit Rezeption?
Der Ablauf für den Priority-Check-in zwischen Gast, Hotelrezeption und dem XML-Gemeindeserver sieht so aus.
- Der Gast erhält automatisch zwei bis drei Tage vor der Anreise eine E-Mail mit einem Link zum Meldeschein, der bereits mit den Buchungsdaten vorausgefüllt ist.
- Der Gast füllt fehlende Informationen auf dem Meldeschein aus und gibt Details zu den Mitreisenden an.
- Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem eigenen Gerät (PC, Laptop, Tablet oder Mobiltelefon).
- Der unterschriebene Meldeschein wird als PDF bereitgestellt. Der Gast hat vier Stunden Zeit, um Änderungen vorzunehmen.
- Die Rezeption überprüft die Meldescheindaten. Durch das Speichern wird die fortlaufende Meldescheinnummer vergeben. So können Nichtanreisende/No-Shows entfernt werden.
- Die Rezeption kann noch Änderungen vornehmen oder einen Meldeschein manuell anlegen, falls der Gast nicht auf die E-Mail reagiert.
- Die Rezeption übermittelt den fertigen Meldeschein an den Gemeindeserver. Dieser erhält die Anreisedatum-Informationen in einem XML-Format.
- Die Rezeption übermittelt dem Gemeindeserver erneut die Abreisedatum-Informationen in einem XML-Format.
Für Betriebe, die nicht an einen Gemeinde-Server angeschlossen sind, kann der Meldeschein auch als unterschriebene PDF-Datei ausgedruckt und archiviert werden.
Online Check-In in Ferienwohnungen ohne Rezeption
Der Ablauf für den Priority-Check-in mit Gemeindeserver-Integration (Feratel/AVS).
- Der Gast erhält automatisch zwei bis drei Tage vor der Anreise eine E-Mail mit einem Link zum Meldeschein/ Gästeblatt, der bereits mit den Buchungsdaten vorausgefüllt ist.
- Der Gast füllt fehlende Informationen auf dem Meldeschein aus und gibt Details zu den Mitreisenden an.
- Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem eigenen Gerät (PC, Laptop, Tablet oder Mobiltelefon).
- Falls Feratel genutzt wird, kann die Übermittlung der Daten zu Feratel unmittelbar nach dem Ausfüllen aktiviert werden. Das ist besonders in Betrieben mit Gästekarten vorteilhaft. Gästekarten können, wenn eingestellt, an die E-Mail-Adresse des Gastes zugestellt werden. Im Formular gibt es ein zusätzliches Feld um die E-Mail-Adresse zu erfassen. Das ist besonders bei Portalbuchungen interessant, da oft nur maskierte E-Mail-Adressen vorliegen.
- Für Betriebe, die nicht an einen Gemeinde-Server angeschlossen sind, kann der Meldeschein auch als unterschriebene PDF-Datei ausgedruckt und archiviert werden.
Online Check-In mit automatischer Ortstaxe-Abrechnung
Der Ablauf für den Priority-Check-in in einer Ferienwohnung ohne Rezeption mit Veranstalter Buchungen und automatischer Ortstaxenverrechnung.
- Der Gast bekommt einen URL vom Veranstalter zum Check-in Formular mitgeteilt. Das Check-in Formular ist auch per QR Code an der Tür sichtbar.
- Gast füllt einen Meldeschein aus mit den Kindern und deren Geburtstag.
- Rechnung für die Ortstaxe wird automatisch erstellt.
- Gast bekommt den Zahlungslink präsentiert.
- Ortstaxe wird bezahlt.
- Zugangscode wird generiert und präsentiert / bzw. per E-Mail zugestellt.
- Meldeschein und Gästekarten Daten werden an Feratel übermittelt und Feratel verschickt eine E-Mail mit der Gästekarte.
Der Gast hat das Gästeblatt ausgefüllt, Ortstaxe bezahlt, Türcode und Gästekarte bekommen.
Auch den Zutritt automatisieren?
Mit Priority Check-In automatisieren Sie das Gästeblatt. Aber Sie können auch den physischen Zutritt zur Tür automatisieren – damit Ihre Gäste ohne Rezeption und Schlüsselübergabe einchecken.
Wählen Sie Ihr Smart-Lock-System:
- NUKI Schließsystem — Zugangscodes automatisch per App oder Keypad
- Loxone Keycodes — 4-stellige Codes für stabile, verkabelte Systeme
Beide Systeme funktionieren nahtlos mit unserem Priority Check-In zusammen: Gästeblatt ausgefüllt → Ortstaxe bezahlt → Zugangscode automatisch versendet → Rezeptionsloses Einchecken.
Sparen Sie Zeit und Personalkosten – mit Priority Check-In von igumbi
Ihre Gäste checken online ein, unterschreiben digital, und Ihre Rezeption konzentriert sich auf echten Service statt Papierkram. Automatische Übertragungen an Gemeindeserver, Gästekarten, Zahlungsabwicklung – alles in einem System.
Bereit für kontaktloses, effizientes Einchecken?
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