Wenn Ihre Hotel-E-Mails aus igumbi im Spam-Ordner landen, hilft ein korrekt eingerichteter DKIM-Eintrag. Sie können DKIM-Einstellungen und den Sperrstatus (nach einem Hard-Bounce) Ihrer Hotel Absenderadresse jetzt direkt in igumbi verwalten.
DKIM für verbesserten E-Mail-Versand mit Postmark
Wir verwenden Postmark als E-Mail-Serviceprovider für den Versand der Vorlagen-E-Mails aus der igumbi Hotelsoftware. Um die Zuverlässigkeit und Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern, müssen spezielle DNS-Einträge in die Einstellungen Ihrer Domain eingefügt werden:
- ein DKIM TXT-Eintrag
- ein Return-Path CNAME-Eintrag.
DKIM (DomainKeys Identified Mail) bestätigt, dass Postmark ein autorisierter Dienst ist, der E-Mails in Ihrem Namen versenden darf. Mailserver Ihrer Gäste fragen diese Information in Echtzeit ab und stufen Ihre E-Mails als vertrauenswürdig ein und deutlich seltener als Spam ein.
Hinweis: Die Spamfilter großer Anbieter wie Gmail, T-Online, Outlook und Hotmail wurden ab Sommer 2024 deutlich verschärft. Ein eingerichteter DKIM-Eintrag ist seitdem besonders wichtig.
DKIM selbst einrichten – Schritt für Schritt
Die Generierung der DKIM-Einstellungen kann vollständig durch Sie in igumbi ausgelöst werden.
Schritt 1: DKIM-Einstellungen öffnen
Gehen Sie in igumbi zu Hotelstammdaten → DKIM-Einstellungen. Den Button finden Sie direkt unter dem Feld „E-Mail Absender".
Schritt 2: Postmark-Signatur erstellen
Wenn noch keine DKIM Signatur vorhanden ist, klicken Sie auf „DKIM Absenderunterschrift erstellen". Postmark sendet daraufhin eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre Absenderadresse – prüfen Sie Ihren Posteingang und klicken Sie auf den enthaltenen Bestätigungslink.
Schritt 3: DNS-Einträge beim Domain-Provider eintragen
Nach der Bestätigung zeigt die igumbi DKIM-Einstellungsansicht eine Tabelle mit den einzutragenden DNS-Werten.
Kopieren Sie die Werte für beide Einträge und tragen Sie sie bei Ihrem Domain-Provider oder Webhoster ein. Wenn Sie einen Webmaster oder Webdesigner haben, leiten Sie die Werte direkt an diese Person weiter.
DKIM – TXT-Eintrag
Legen Sie beim Domain-Provider eine neue Subdomain an. Der Hostname (z. B. 20260511135814pm._domainkey.ihredomain.com) und der lange Schlüsselwert werden direkt aus der igumbi-Ansicht kopiert und anschließend als TXT-Eintrag eingetragen.
Hier sieht man, wie der Eintrag bei unserer Domainverwaltung (domaindiscount24.de) funktioniert. Das wird wahrscheinlich in Ihrer Domainverwaltung anders aussehen.
Return-Path – CNAME-Eintrag
Der Return-Path ist eine versteckte E-Mail-Adresse, die der Mailserver des Empfängers verwendet, um Fehlermeldungen zurückzuschicken – zum Beispiel wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte (Bounce). Ihr Gast sieht diese Adresse nie; sie ist nur für den technischen E-Mail-Verkehr zwischen Mailservern relevant.
Ohne eigenen Return-Path-Eintrag läuft dieser Rückkanal über eine generische Postmark-Domain. Mit dem CNAME-Eintrag leiten Sie ihn auf eine Subdomain Ihrer eigenen Domain um (pm-bounces.ihredomain.com → pm.mtasv.net). Das signalisiert Mailservern, dass Absender und Rückweg zur selben Domain gehören – ein weiteres Vertrauenssignal, damit Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.
Legen Sie eine zweite Subdomain pm-bounces an und tragen Sie als CNAME-Ziel pm.mtasv.net ein. Dieser Eintrag ist optional, verbessert aber das Tracking von Bounces und Spam-Beschwerden.
Nach dem Eintragen beider Werte zeigt die Subdomain-Übersicht beim Provider beide Einträge: den DKIM TXT-Eintrag und den pm-bounces CNAME.
Schritt 4: Verifikation in igumbi prüfen
Sobald die DNS-Einträge aktiv sind, zeigt die DKIM-Einstellungsansicht den Status. Beachten Sie: DNS-Änderungen verbreiten sich nicht sofort – je nach TTL-Einstellung (Time to Live) Ihrer Domain kann es zwischen einigen Stunden und bis zu 48 Stunden dauern, bis die neuen Einträge auf allen DNS-Servern weltweit sichtbar sind. Das ist normal und liegt nicht an igumbi oder Postmark.
- ✓ grün – DKIM bestätigt und aktiv
- ⚠ gelb – Eintrag ausstehend oder noch nicht verifiziert
- ⏳ grau – Bestätigung der Signatur noch ausstehend
Wenn beide Einträge korrekt eingetragen und verifiziert sind, zeigt igumbi für DKIM und Return-Path jeweils ein grünes Häkchen.
Zur Kontrolle können wir (igumbi Support) auch direkt im Postmark-Account unter "Sender Signatures" nachsehen – dort erscheinen DKIM und Return-Path ebenfalls als verifiziert, bzw. wir können eine Überprüfung auslösen.
Wenn Sie einen bestehenden DKIM-Schlüssel erneuern möchten, klicken Sie auf „Neue generieren" – die neuen DNS-Werte erscheinen danach direkt in der Tabelle.
Sperrstatus prüfen und aufheben
Direkt über der DKIM-Tabelle befindet sich der Bereich „Sperrstatus". Hier sehen Sie, ob Ihre Absenderadresse bei Postmark, meist ausgelöst durch einen Hard-Bounce, gesperrt ist.
Eine Sperrung entsteht beispielsweise durch:
- einen permanenten Zustellfehler (Hard Bounce)
- eine Spam-Beschwerde eines Empfängers
- eine manuelle Sperrung
Ist die Adresse gesperrt, werden keine E-Mails mehr über diese Adresse zugestellt. Die Ansicht zeigt Sperrgrund, Quelle und Datum. Mit einem Klick auf „Sperrung aufheben" wird die Adresse bei Postmark wieder freigeschaltet.
Ist keine Sperrung aktiv, erscheint ein grüner Status „Keine Sperrung aktiv".
DMARC: Wenn E-Mails wegen fehlender Authentifizierung abgelehnt werden
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) ist eine Sicherheitsrichtlinie, die Ihre Domain vor Missbrauch schützt. Sie wird vom Inhaber der Domain festgelegt – oft durch einen Webmaster oder die IT-Abteilung Ihrer Organisation – und gibt Empfänger-Mailservern vor, was mit E-Mails passieren soll, die DKIM- oder SPF-Prüfungen nicht bestehen: zustellen, in den Spam-Ordner verschieben oder ablehnen (p=reject).
Wenn Ihre Domain eine strikte DMARC-Richtlinie hat und DKIM noch nicht eingerichtet ist, lehnen Empfänger-Mailserver E-Mails aus igumbi ab und schicken eine Bounce-Nachricht zurück. Diese enthält oft den Hinweis DMARC policy violation oder 550 5.7.1. Die Lösung ist ein korrekt eingerichteter DKIM-Eintrag: Damit erkennt der Empfänger-Mailserver, dass Postmark berechtigt ist, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden, und die DMARC-Prüfung besteht.
Falls Sie oder Ihre Organisation einen eigenen Mailserver betreiben, fragen Sie Ihren Webmaster, ob eine DMARC-Richtlinie gesetzt ist – und leiten Sie ihm die DNS-Werte aus den DKIM-Einstellungen direkt weiter.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem DKIM-Eintrag und dem Return-Path? Der DKIM TXT-Eintrag authentifiziert Ihren Absender. Der Return-Path CNAME-Eintrag ist optional und verbessert das Tracking von Bounces und Spam-Beschwerden – empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
Was bedeutet es, wenn meine Absenderadresse gesperrt ist? Eine gesperrte Adresse erhält keine Zustellung über Postmark. Ursachen sind meist ein Hard Bounce oder eine Spam-Beschwerde. Sie können die Sperrung direkt in den DKIM-Einstellungen aufheben.
Wie lange dauert es, bis DKIM aktiv ist? Nachdem Sie die DNS-Einträge beim Provider eingetragen haben, kann es einige Stunden dauern, bis die Änderungen weltweit sichtbar sind. Der Status in igumbi aktualisiert sich automatisch.
Was ist der Unterschied zwischen DKIM und DMARC? DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine kryptografische Signatur, die jede ausgehende E-Mail mit Ihrer Domain verknüpft – so kann der Empfänger-Mailserver prüfen, ob die E-Mail wirklich von einem autorisierten Dienst stammt. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) ist eine Richtlinie, die darauf aufbaut: Sie legt fest, was mit E-Mails passieren soll, die DKIM (oder SPF) nicht bestehen – zustellen, in den Spam-Ordner verschieben oder ablehnen. Kurz: DKIM ist die Prüfmethode, DMARC ist die Konsequenz bei Nichtbestehen.
Muss ich noch eine E-Mail an support@igumbi.com schreiben, um DKIM einzurichten? Nein. Die gesamte Einrichtung erfolgt selbstständig über Hotelstammdaten → DKIM-Einstellungen in igumbi. Sie erhalten alle DNS-Werte direkt in der Ansicht.
Benötige ich noch einen SPF-Eintrag? SPF (Sender Policy Framework) war die ursprüngliche Lösung gegen E-Mail-Fälschung: Ein DNS-Eintrag listet alle IP-Adressen auf, die berechtigt sind, E-Mails für Ihre Domain zu versenden. Das funktionierte lange gut – hat aber eine entscheidende Schwäche: SPF prüft nur die technische Absenderadresse im Hintergrund (den sogenannten Envelope Sender), nicht die sichtbare Absenderadresse, die Ihr Gast in seinem Postfach sieht. Außerdem bricht SPF bei weitergeleiteten E-Mails regelmäßig zusammen, weil sich der sendende Server dabei ändert. DKIM löst beide Probleme: Die kryptografische Signatur ist an die sichtbare Absenderadresse gebunden und bleibt auch bei Weiterleitungen erhalten. Postmark verwaltet den SPF-Eintrag für seine eigene Infrastruktur automatisch – Sie müssen keinen eigenen SPF-DNS-Eintrag anlegen.
Für weitere Unterstützung wenden Sie sich an unser Support-Team unter support@igumbi.com.
