Die Abläufe im Tagesgeschäft für Hüttenbetreiber und Pächter mit dem igumbi-Reservierungssystem in Kombination mit der Steingress-Gastrokasse werden hier beschrieben: Der reguläre Check-in und die Abrechnung bei anwesenden Gästen sowie der Umgang mit Stornierungen und verrechnen der Stornogebühr kurz vor Anreise.
Diese Anleitung zeigt, wie das igumbi Hütten Reservierungssystem mit der Steingress-Gastrokasse ihren Tagesablauf effizient abwickelt. Online-Buchungen werden dabei per Kreditkarte begesichert, während Speisen- und Nächtigungsumsätze vor Ort über die Split-Funktion der Kasse auf mehrere Zahlende Gäste aufgeteilt und abgerechnet werden. So bleiben Check-In, Konsumation und Zahlung nahtlos miteinander verknüpft.
Wie werden reguläre Nächtigungs-Gäste abgewickelt?
Das sind 95% der Fälle: Gäste kommen wie gebucht. Eine Reservierung ist vorhanden und die Betten sind in der igumbi Hotelsoftware zugeteilt.
Wenn das igumbi System im Zusammenspiel mit der Steingress-Gastrokasse im Betrieb ist, dann ist die Gästekarte die Verbindung zwischen Gästen im Haus laut igumbi und der Steingress-Kasse. Die Steingress Kasse frägt in regelmäßigen Intervall die Liste der Gäste im Haus ab. Der reguläre Ablauf ist wie folgt:
- Bei der Ankunft die Reservierung über den Belegungsplan, die An-/Abreiseliste oder die Reservierungssuche aufrufen.
- Kontrollieren, ob ein Gästeblatt/Meldeschein für die Gemeinde/ Tourismusverband ausgefüllt und unterschrieben wurde (wenn Priority Check-In aktiv ist).
- Eine Gästekarte vergeben - so viele, wie die Gäste angeben, separat zu bezahlen. z.B.: 6er Gruppe mit 3 Pärchen => 3 Karten. Die Karten scannen und den Namen des Gastes eintragen. Der taucht dann später in der Steingress-Kasse auf. Es können auch frei vergebene Nummern eingetragen werden.
Bestellung der Speisen und Getränke am Tisch: z.B. Bier, Linsen, Schnitzel, Apfelstrudel, Curry.
*Abrechnen über die Steingress-Kasse oder an die Steingress-Kasse angebundenen Orderman:
Gastro-Positionen über die Gästekarte aufs Zimmer schreiben. Diese müssen vorher übertragen sein.
- Mit der "Split"-Funktion in der Steingress-Kasse die einzelnen Zahlung anstoßen.
- Gastro-Positionen und Teilmengen der Nächtigungen (d.h. von 6 Matratzenlagern & Ortstaxen werden nur jeweils 2 selektiert).
- Rechnung und Zahlung erfassen - es wird in igumbi dafür ein "Rechnungsduplikat" mit den Gastro-Positionen als "Durchläufer - DL" generiert.
Wie wird ein Noshow/Storno innerhalb der Frist vor Anreise abgerechnet
Das ist die Ausgangslage: Gebucht wurde online über das igumbi Online-Buchungstool, die Kreditkartendaten des Gastes wurden bei Stripe hinterlegt. Eine Stornogebühr ist fällig.
In der Reservierung sind die Positionen der Buchung erfasst (Nächtigungen, Ortstaxe, ggf. Frühstück). Es wurde noch keine Rechnung und keine Anzahlung für die Leistungen erstellt.
Dieser Vorgang wird nur in igumbi durchgeführt, ohne die Steingress-Kasse.
- Reservierung öffnen ("Reservieung bearbeiten")aussuchen und zum Leistungsblock gehen - es sollte noch keine Rechnung und Zahlung eingetragen worden sein bei einer Online Buchung mit Besicherung.
- Verifizieren, ob eine in Stripe hinterlegte Kreditkarte vorhanden ist: Eine Stripe Customer ID ist befüllt ("cus_....") und rechts sieht man die letzten 4 Stellen der Kreditkarte mit Gültig bis Datum.
- Die Position in der Reservierung bereinigen, um nicht stornogebührenpflichtige Positionen (Ortstaxe und Frühstück) zu löschen.
- Statt der Nächtigungen eine Leistungszeile mit dem Produkt "Stornogebühr" eintragen und die Nächtigungen löschen. Die Stornogebühr hat einen Mehrwertsteuersatz von 0%.
- Die Rechnung ausstellen (ohne Zahlung) und zum Menüpunkt Rechnungen gehen. Der oberste Eintrag ist die soeben ausgestellte Rechnung.
- In der Liste der Rechnungen auf Zahlung klicken: Betrag einsetzen (vollen Betrag übernehmen), unten rechts sieht man "Stripe Customer ID". Das ist die Referenz zur hinterlegten Kreditkarte.
- Zahlung durchführen.
Bei Fehler => Zahlungen und oben in der Mitte dem grünen Button: Stripe Transaktionen.
Diese Zahlungen werden über Stripe an das hinterlegte Bankkonto ausbezahlt (typischerweise eine Woche später).
Online Buchungstool Extras Produkte
Zusatzprodukte wie Frühstück/ Frühstücksbuffet, Halbpension, Hunde werden als "Extras" abgewickelt und können im Buchungstool buchbar gemacht werden. Wichtog wäre auch festzulegen ob es ein Frühstücksbuffet ist oder ein Frühstück - um die Erwartungshaltung der Gäst ezu lenken.
In das Produkt zur Bearbeittung einsteigen und im Feld "Buchungstool Extras Gruppe" eine Auswahl treffen:
- Einmal pro Aufenthalt-
- Einmal pro Aufenthalt: Menge 1
- pro Nacht und Person
- "einmal pro Nacht, Menge: 1
Reservierungen bearbeiten
Extras Produkte können auch nach der getätigten Reservierung, beim Check-In, oder in Vorbereitung auf die Ankunft der Gäste in den Reservierungen erfasst oder geändert werden. Es geht darum, die Positionen zur Verrechnung anzupassen.
- In die Buchung einsteigen (über den Belegungsplan oder per Suche nach Namen oder Reservierungsnummer).
- In den Block der Leistungszeilen gehen und die Produkte, Menge und Nächte auswählen.
- Der Preis des Produkts kann auch überschrieben werden, falls man dem Gast eine andere Zusage gemacht hat.
