Seit dem 1.1.2012 gibt es in Klagenfurt das Elektronische Gästeblatt. In der igumbi Hotelsoftware haben wir eine einfache Erfassungsmaske für das online Gästeblatt und eine XML Schnittstelle zum Server des Tourismusverbandes gebaut.
Die Gästeblattdaten werden beim Einchecken des Gastes in der online Hotelsoftware erfasst und dann per XML-Schnittstelle an die Server, die Touristik Center Austria Plattform weitergereicht. Jedes Hotel bekommt dort vom Tourismusverband einen Nummernkreis für die Gästeblätter zugeteilt. Dieser wird in den Hotel-Stammdaten eingetragen, wie auch die Nummer der Gemeinde und des Betriebes und die Zugangsdaten. Dann kann es schon losgehen.
Man sucht die Reservierung vom Belegungsplan oder von der Ankunftsliste heraus und klickt oben rechts auf den Reiter "Gästeblatt anlegen". Ein Webformular zum vervollständigen der Daten für das elektronische Gästeblatt erscheint. Die Anzahl der Personen in der Buchung werden herangezogen, um weitere Felder für die Erfassung weiterer anreisenden Personen bereitzustellen.
Die Informationen über die ankommenden Gäste, wie Anrede, Titel, Name, Reisedokument, Beruf und Adresse werden aus den bestehenden Reservierungen und dem Personen-Datensätzen übernommen und können beim Check-In vervollständigt werden. Das spart viel Zeit und eine doppelte Erfassung der Daten entfällt. Das Web-Formular besticht durch Einfachheit.
Es ist aufgebaut wie das klassisches Gästemeldescheinformular in Papierform - vertraut und unkompliziert.
Viele komplizierte Reiter für die Eingabe von zusätzlich ankommenden Personen, wie in diversen online Gästeblattlösungen gesehen, gibt es hier einfach nicht. Die wenigen fehlenden Felder ausfüllen und dann die eingegebenen Daten am PDF kontrollieren.
Die Email-Adresse des Hauptgastes wird präsentiert und es gibt ein Feld zum Ankreuzen, um die Zustimmung zum Zusenden von Informationsmaterial im Zuge des Eincheckens entgegenzunehmen. Damit bekommt man eine wertvolle "E-Mail Marketing Permission". Diese Permission kann in weiterer Folge mit einem E-Mail Marketing Newsletterprogramm verwendet werden. igumbi hat eine hervorragende Integration mit dem Mailchimp Newsletter Programm.
Die Daten für das Gästeblatt werden in der Weboberfläche erfasst und dann als PDF - im Format eines klassischen Gästeblattes präsentiert. Das Layout ist den vorgedruckten Blättern mit den Durchschlägen, die es in Heftform gibt, nachempfunden.
Der letzte Schritt: Das Blatt wird aus dem A5 PDF ausgedruckt und dem Gast zum Unterschreiben präsentiert.
Hier gibt es auch das Gästeblatt als PDF-Datei.
Die Übermittlung an den Server des Tourismusverbandes, in diesem Falle den Touristik Center Austria Server, erfolgt als separater Schritt. Die interne Gästeblattnummer, wie auch der Status der Übermittlung zum Server des Tourismusverbandes wird in der igumbi Hotelsoftware gespeichert. So ist jederzeit die Kontrolle der bereits übermittelten Gästeblätter möglich.
Die Festlegung darüber, wann die Übermittlung der Gästeblätter an die Gemeinde erfolgt, liegt somit vollständig beim Hotel. Die übermittelten Gästeblätter können danach auch im online Zugang der Touristik Center Austria angesehen werden.
Das nächste Meldescheinsystem, das integriert wird, ist der Feratel Meldeclient. Das System Feratel Meldeclient ist in vielen Salzburger, Tiroler und Vorarlberger Gemeinden im Einsatz zur Erfassung der Gästeblätter und zum Ausdruck der Gästekarten.
Es gibt auch Hotels, die diese Lösung ohne die Übermittlung an einen Gemeindeserver verwenden. Dort werden die Gästeblätter, nach dem der Gast das Blatt unterschrieben hat, "nur" in einem Ordner nach der fortlaufenden Nummer des Meldeblattes abgelegt.
UPDATE: Feratel Meldeclient per XML angebunden
Es gibt ab November 2012 die Schnittstelle zum Feratel Meldeclient - auch mit der vereinfachten Form des Gruppen-Meldeblattes. Dabei müssen nur die Nationalitäten und die Kennzeichnung, ob der Gast "pflichtig" oder "frei" (Ortstaxe) ist eingetragen werden.
Diese vereinfachte Form der Anmeldung ist besonders für Apartment und Ferienhaus- / Ferienwohnung-Anbieter interessant.
Auch zum Anbieter E-Gästeblatt (wird. z.B. von der Gemeinde Schladming verwendet) gibt es ab Dezember 2013 eine Anbindung.
Ab Mai 2015 gibt es zum Gästeblattsystem der Firma Thaler EDV eine Schnittstelle. Das Thaler EDV-System wird u.a. in der Gemeinde Hallstatt eingesetzt.
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