Boardinghouses und Corporate-Housing-Betriebe rechnen Mitarbeiterwohnungen monatlich ab wie ein Mietvertrag – doch klassische Hotelsoftware rechnet pro Nacht und liefert je nach Monatslänge einen anderen Betrag. igumbi hält die Monatsmiete mit einer automatischen Tagespreis-Anpassung konstant und erstellt Rechnungen für Betriebe in Deutschland automatisch im ZUGFeRD-Format.
Mitarbeiterwohnungen sind kein klassisches Hotelgeschäft
Klassische Hotelsoftware rechnet pro Nacht: Der Gast checkt ein, checkt aus, die Abschlussrechnung folgt beim Check-out. Boardinghouses, Serviced Apartments und Corporate-Housing-Betriebe arbeiten anders. Firmen mieten Zimmer über Monate oder unbefristet als Mitarbeiterwohnung, und die Abrechnung soll wie bei einem Mietvertrag funktionieren: monatlich, an die Firmenadresse, in gleichbleibender Höhe.
Genau hier stößt ein rein nächtebasiertes System an seine Grenzen: Kalendermonate sind unterschiedlich lang. Ein starrer Tagespreis mal Anzahl Nächte ergibt im Februar eine andere Summe als im Juli. Für eine Firma, die eine fixe Monatsmiete pro Mitarbeiterzimmer im Budget einplant, ist das nicht nachvollziehbar – und für Ihre Buchhaltung bedeutet es monatlich neue Rechnungsbeträge, wo eigentlich immer derselbe stehen sollte.
igumbi hält die Monatsmiete mit einer automatischen Tagespreis-Anpassung konstant und erstellt Rechnungen für Betriebe in Deutschland automatisch im ZUGFeRD-Format – dazu unten mehr.
Dabei unterscheiden sich Ihre Dauermieter typischerweise in zwei Gruppen: Firmen, die Zimmer als Mitarbeiterwohnung oder Corporate Housing mieten und deren Rechnung an die Firmenadresse geht, und Privatpersonen, die selbst zahlen. Beide laufen technisch über denselben Workflow – nur die Rechnungsadresse unterscheidet sich.
Die mathematische Monatsratengarantie
Der Auslöser: das Wiederholungsmuster "monatlich"
Sie legen einmalig eine Reservierung oder Masterbuchung für den ersten Monat an und starten darauf die Serienbuchung mit dem Wiederholungsmuster "monatlich". Jeder Termin beginnt automatisch am Ersten eines Monats und endet am Ersten des Folgemonats – das Abreisedatum eines Termins ist immer identisch mit dem Anreisedatum des nächsten, sodass im Belegungsplan keine Lücke entsteht.
Die Preislogik: konstante Miete trotz 28 bis 31 Nächten
igumbi berechnet den internen Tagespreis für jeden Termin neu, orientiert am ursprünglichen Monatsbetrag der Quellreservierung. Das Ergebnis: Der Mieter zahlt jeden Monat exakt denselben Betrag, egal ob der Monat 28, 29, 30 oder 31 Nächte hat.
| Monatslänge | Tagespreis-Berechnung | Monatsbetrag | |
|---|---|---|---|
| 31 Nächte | 900 / 31 = 29,03 € | 900 € | |
| 30 Nächte | 900 / 30 = 30,00 € | 900 € | |
| 29 Nächte | 900 / 29 = 31,03 € | 900 € | |
| 28 Nächte | 900 / 28 = 32,14 € | 900 € |
Abrechnung: saubere Teil-Rechnung pro Monat
Die generierten Monatsblöcke hängen an einer übergeordneten Masterbuchung. Für jeden Monat erstellen Sie daraus eine eigene Teil-Rechnung und versenden diese per E-Mail an die Firma – mit dem konstanten Monatsbetrag aus der Preistabelle oben, unabhängig davon, ob der Monat gerade 28 oder 31 Nächte hat.
Freie Zimmer parallel vermarkten, ohne den Firmen-Workflow zu stören
Nicht jedes Zimmer im Haus ist dauerhaft an Firmen vergeben. Häufig läuft ein Teil des Bestands als Mitarbeiterwohnung, während andere Zimmer im selben Haus kurzfristig an einzelne Hotelgäste gehen – und ein Mieterwechsel bei einer auslaufenden Firmenmiete gibt zusätzlich Kapazität frei, die Sie sonst manuell im Belegungsplan freischalten müssten.
Über den integrierten Channel Manager laufen beide Belegungsarten im selben Belegungsplan zusammen:
- Zimmer, die aktuell über eine laufende Monatsserie an eine Firma vermietet sind, werden automatisch bei allen angebundenen Portalen gesperrt
- Endet eine Firmenmiete oder wird ein Zimmer nicht verlängert, gibt igumbi es automatisch für den kurzfristigen Verkauf über Booking.com, Airbnb & Co. frei
- Doppelbuchungen zwischen Dauermiete und Kurzaufenthalt sind dadurch ausgeschlossen, ganz ohne manuelles Sperren oder Freischalten
Für Betriebe in Deutschland: ZUGFeRD E-Rechnung automatisch
Für Betriebe in Deutschland gilt seit 1.1.2025 die Pflicht zur E-Rechnung im ZUGFeRD-Format – nicht nur für Firmenkunden, sondern für alle Rechnungen aus dem Betrieb, also auch für die monatliche Miete an private Langzeitmieter. igumbi übernimmt das automatisch: Sobald Sie die monatliche Teil-Rechnung aus der Masterbuchung erstellen, liefert igumbi sie im ZUGFeRD-Format – XML-Datensatz im PDF eingebettet, direkt einlesbar in die Buchhaltungssoftware der Firma. Relevant ist das ausschließlich für Betriebe mit Sitz in Deutschland, in anderen Ländern spielt ZUGFeRD keine Rolle.
Für Betriebe, die Zimmer als Mitarbeiterwohnung oder Corporate Housing an Firmen vermieten, ist verlässliches Wohnen auf Zeit zudem längst mehr als reine Verwaltung: Angesichts des Fachkräftemangels ist eine zuverlässig organisierte Unterkunft ein handfester Vorteil im Werben um Fachkräfte und Führungskräfte.
Was eine Hotelsoftware für Boardinghouse & Corporate Housing leisten muss
| Funktion | Typische Hotelsoftware | igumbi | |
|---|---|---|---|
| Monatliche Serienbuchung aus einer Vorlage | Selten vorhanden | ✓ integriert | |
| Automatische Tagespreis-Anpassung an Monatslänge | Nicht vorgesehen | ✓ integriert | |
| Konstante Monatsmiete trotz 28–31 Nächten | Nicht vorgesehen | ✓ integriert | |
| Masterbuchung / Teil-Rechnung pro Monat an die Firma | Oft nur als Zusatzmodul | ✓ integriert | |
| Freie Zimmer parallel über Portale vermarkten | Erfordert oft Systemwechsel | ✓ integriert | |
| Integrierter Channel Manager gegen Doppelbuchungen | Meist separates Zusatzsystem | ✓ integriert | |
| ZUGFeRD E-Rechnung für alle Rechnungen (DE) | Häufig kostenpflichtig extra | ✓ integriert | |
| Buchhaltungsexport CSV/Excel (DATEV, BMD) | Häufig kostenpflichtig extra | ✓ integriert |
Häufige Fragen von Boardinghouse & Corporate-Housing-Betrieben
Muss die Monatsmiete für jeden Monat gleich hoch sein, auch bei 28 vs. 31 Tagen? Ja, genau das garantiert igumbi. Der Tagespreis wird pro Monat automatisch neu berechnet, sodass der abgerechnete Monatsbetrag über 28 bis 31 Nächte hinweg konstant bleibt – die Firma zahlt jeden Monat denselben Betrag.
Ist die ZUGFeRD-Rechnung auch bei monatlichen Teil-Rechnungen automatisch dabei? Ja. Sobald Sie die Teil-Rechnung für einen Monat aus der Masterbuchung erstellen, liefert igumbi sie automatisch im ZUGFeRD-Format – für Betriebe mit Sitz in Deutschland, unabhängig davon, ob der Mieter eine Firma oder eine Privatperson ist.
Kann ich Firmenmieter und private Langzeitmieter im selben System unterschiedlich abrechnen? Ja. Beide laufen über denselben Serienbuchungs-Workflow, nur die Rechnungsadresse unterscheidet sich: an die Firma für Firmenmieter oder direkt an die Privatperson. Die ZUGFeRD E-Rechnung erzeugt igumbi bei deutschen Betrieben für beide Rechnungsarten automatisch, nicht nur für Firmenkunden.
Wie verhindere ich Doppelbuchungen, wenn ich freie Zimmer parallel an Hotelgäste vermarkte? Der integrierte Channel Manager kennt den Belegungsplan in Echtzeit. Sobald ein Zimmer durch eine laufende Monatsserie an eine Firma vermietet ist, wird es automatisch bei allen angebundenen Portalen gesperrt. Wird die Miete nicht verlängert, gibt igumbi das Zimmer automatisch für den Hotelverkauf frei.
Lässt sich eine laufende Monatsserie vorzeitig beenden, wenn ein Mitarbeiter auszieht? Ja. Bereits angelegte, aber nicht mehr benötigte Monatstermine können Sie jederzeit löschen oder stornieren. Da jeder Monat eine eigenständige Buchung ist, bleibt der Rest der Serie davon unberührt.
Was passiert, wenn sich die Monatsmiete während der laufenden Serie ändern soll, etwa bei einer Mieterhöhung? Die Serienbuchung übernimmt zunächst den Monatsbetrag der Quellreservierung unverändert für jeden Termin. Soll sich die Miete ändern, prüfen Sie das vor der jeweiligen Fortsetzung der Serie – nichts wird ohne Kontrolle automatisch übernommen.
Fazit: Monatsratengarantie ohne Verlust an Flexibilität
Für Firmen, die monatlich fix für Mitarbeiterwohnungen zahlen, macht die Monatsratengarantie die Abrechnung so stabil wie ein klassischer Mietvertrag – inklusive automatischer ZUGFeRD E-Rechnung und ohne dass Sie die Flexibilität eines Hotelsystems verlieren, um frei werdende Zimmer parallel zu vermarkten.
Verwandte Betriebsarten mit derselben Serienbuchungs-Logik: Studentenwohnheime & Studentenapartments mit Monatsmiete, festem Semesterende und Sommer-Zwischenvermietung sowie Monteurzimmer mit wöchentlicher statt monatlicher Serie.
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