Eine kleine Familienpension lebt vom Direktkontakt und einer überschaubaren Zimmerzahl — nicht von einem komplexen Hotelsystem, das erst geschult werden muss. igumbi macht den Belegungsplan zum Herzstück: alle Buchungen auf einen Blick, provisionsfreie Direktbuchung über die eigene Website und eine Bedienung, die die ganze Familie ohne Einschulung beherrscht.
Eine Familienpension braucht Übersicht, kein IT-Projekt
Eine kleine Pension lebt vom persönlichen Draht: Man kennt die Stammgäste beim Namen, nimmt Buchungen am Telefon entgegen und macht das Frühstück selbst. Trotzdem müssen am Ende alle Buchungen zusammenpassen — die vom Telefon, die per E-Mail und die aus den ein, zwei Portalen, auf denen die Zimmer inseriert sind. Eine Doppelbuchung am ausgebuchten Wochenende ist der Albtraum, den niemand gebrauchen kann.
Was dabei nicht hilft, ist eine komplexe Hotelsoftware, die erst wochenlang geschult werden muss und für die im Familienbetrieb ohnehin niemand Zeit hat.
igumbi macht den Belegungsplan zum Herzstück — alle Buchungen auf einen Blick, provisionsfreie Direktbuchung über die eigene Website und eine Bedienung, die die ganze Familie ohne Einschulung beherrscht. Die vollständige Buchungssoftware für Pensionen zeigt alle Funktionen im Detail; diese Seite konzentriert sich auf das, was im Alltag der kleinen Pension am meisten zählt.
Der Belegungsplan als Herzstück — alle Buchungen auf einen Blick
Im Zentrum steht der Belegungsplan/Zimmerplan: Wer liegt wann in welchem Zimmer, was ist noch frei — auf einen Blick, ohne Buchungsbuch aus Papier und ohne Zettelwirtschaft. Egal ob eine Buchung telefonisch, per E-Mail oder über ein Portal hereinkommt, sie landet an derselben Stelle.
Aus dem Belegungsplan leiten sich die Listen ab, die den Tagesablauf der Pension tragen:
- An- und Abreiseliste für den Empfang
- Reinigungs- und Housekeeping-Liste für die Zimmer
- Frühstücksliste, damit die Küche weiß, für wie viele Gäste gedeckt wird
Helfen mehrere in der Familie mit, bekommt jede Person den passenden Zugriff: Die Aushilfe sieht den Belegungsplan, ohne an alle Daten und Auswertungen zu kommen. So behalten Sie den Überblick, auch wenn nicht immer dieselbe Person an der Rezeption steht.
Provisionsfreie Direktbuchung — weil Pensionsgäste gern direkt buchen
Pensionsgäste sind oft Stamm- und Empfehlungsgäste — genau die Gäste, die lieber direkt bei Ihnen buchen als über ein Portal. Damit das gelingt, braucht es zwei Bausteine auf Ihrer eigenen Website:
- Das Online-Buchungstool/IBE nimmt verbindliche Direktbuchungen entgegen — provisionsfrei
- Der Belegungskalender zeigt dem Interessenten die freien Termine, sodass er gleich die passende Periode findet
Wer lieber erst anfragt, statt sofort verbindlich zu buchen, wird über den optionalen Anfrage-Modus abgeholt: Das Formular nimmt zunächst eine Anfrage entgegen, und Sie antworten persönlich. So bleibt der Draht zum Gast erhalten — und jede Direktbuchung bringt mehr Marge als dieselbe Buchung über ein Portal.
Die paar Portale ohne Doppelbuchung — der Channel Manager
Auch die kleine Pension inseriert ihre Zimmer meist auf Booking.com oder einem weiteren Portal. Der Channel Manager hält diese Kanäle über eine Zwei-Wege-Anbindung synchron mit Ihrem Belegungsplan.
Das nimmt die tägliche Angst vor der Überbuchung:
- Eine Änderung im Belegungsplan überträgt die Verfügbarkeit sofort an die Portale
- Neue Portalbuchungen werden automatisch eingelesen und eingetragen
- Kein Zimmer ist an zwei Stellen gleichzeitig buchbar
So verkaufen Sie bis zum letzten Zimmer, ohne defensiv Kontingente zurückzuhalten. Schon ab wenigen Zimmern lohnt sich das, wenn regelmäßig über Portale gebucht wird.
Einfach genug für die ganze Familie — Cloud, App und Automatisierung
igumbi ist webbasiert und läuft in der Cloud: keine Installation, kein Server, keine eigene Datensicherung — Sie arbeiten im Browser. Und weil im Familienbetrieb selten jemand am Schreibtisch sitzt, haben Sie den Belegungsplan über die iPhone/iPad-App und die Android App auch beim Frühstücksdienst oder unterwegs dabei.
Die Wiederholarbeit nimmt Ihnen die Automatisierung ab: Mit E-Mail-Vorlagen und dem Automailer gehen Angebot, Reservierungsbestätigung und Anreiseinformationen automatisch hinaus, statt dass Sie jeden Text von Hand schreiben. Bedienen lässt sich das alles ohne Einschulung — genau das, was ein kleiner Betrieb braucht.
Meldeschein, Ortstaxe und Zahlung — ohne Papierkram
Den lästigen Verwaltungsteil nimmt Ihnen igumbi ebenfalls ab. Über den Priority Check-In füllen Ihre Gäste den digitalen Meldeschein schon vor der Anreise selbst aus und unterschreiben digital — fertig zur Übermittlung an das Meldesystem der Gemeinde, etwa Feratel oder AVS.
Die Ortstaxe läuft als eigene Rechnungsposition mit und wird korrekt je Gast und Nacht berechnet. Und wenn Ihr Empfang nicht rund um die Uhr besetzt ist, sichern Sie die Zahlung schon vor der Anreise per Karte oder Anzahlung ab.
Betreiben Sie zur Pension ein eigenes Restaurant und verkaufen Halb- oder Vollpension als festes Angebot, lohnt der Blick auf die Buchungssoftware für Gasthof und Landgasthaus — dort steht die Verzahnung von Zimmer und Küche im Mittelpunkt.
Was eine Belegungsplan-Software für kleine Pensionen leisten muss
| Funktion | Komplexe Hotelsoftware oder Zettelwirtschaft | igumbi | |
|---|---|---|---|
| Übersichtlicher Belegungsplan mit An-/Abreise-, Reinigungs- und Frühstücksliste | Papier oder überladene Masken | ✓ integriert | |
| Alle Kanäle (Telefon, E-Mail, Website, Portale) an einer Stelle | Getrennte Listen | ✓ integriert | |
| Provisionsfreie Direktbuchung über die eigene Website (IBE + Belegungskalender) | Selten ohne Zusatzkosten | ✓ integriert | |
| Anfrage-Modus für Gäste, die erst anfragen möchten | Kaum vorgesehen | ✓ integriert | |
| Channel Manager gegen Doppelbuchung bei Portalen | Manuelle Nachpflege | ✓ integriert | |
| Digitaler Meldeschein + Ortstaxe ohne Papier | Häufig manuell | ✓ integriert | |
| Bedienung ohne Einschulung, Cloud und App | Lange Schulung nötig | ✓ integriert | |
| Eingeschränkter Zugriff für mithelfende Familie/Aushilfe | Grobe Rechteverwaltung | ✓ integriert |
Häufige Fragen zur Pension-Software
Ist die Software einfach genug für einen Familienbetrieb ohne IT-Kenntnisse? Ja. igumbi ist bewusst schlank aufgebaut — Sie sehen nach dem Einloggen sofort den Belegungsplan und Ihre Buchungen. Die Grundeinrichtung ist in ein bis zwei Stunden erledigt, eine Installation entfällt, und der Support hilft beim Einstieg.
Zeigt der Belegungsplan alle Buchungen aus Telefon, Website und Portalen an? Ja. Telefon- und E-Mail-Buchungen tragen Sie einmal ein, Buchungen aus dem Online-Buchungstool und den Portalen laufen automatisch ein. Alles landet im selben Belegungsplan — eine einzige Übersicht statt mehrerer Listen.
Wie bekomme ich provisionsfreie Direktbuchungen über meine eigene Website? Über das Online-Buchungstool und den öffentlichen Belegungskalender, die Sie in Ihre Website einbinden. Gäste sehen die freien Termine und buchen direkt bei Ihnen — ohne Portalprovision. Optional nehmen Sie zunächst nur eine Anfrage entgegen.
Wie vermeide ich Doppelbuchungen mit Booking.com? Der Channel Manager synchronisiert Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit mit den Portalen und liest neue Buchungen automatisch zurück. So ist kein Zimmer doppelt buchbar, und Sie müssen keine Kontingente vorsichtshalber sperren.
Können mehrere Familienmitglieder mit unterschiedlichen Rechten arbeiten? Ja. Sie vergeben eingeschränkte Zugänge: Eine Aushilfe oder ein Familienmitglied sieht den Belegungsplan für Empfang und Reinigung, ohne Zugriff auf alle Gäste- und Finanzdaten zu haben.
Wie funktioniert der Meldeschein und die Ortstaxe für meine Pension? Gäste füllen den digitalen Meldeschein über den Priority Check-In vorab selbst aus und unterschreiben digital — bereit für Feratel, AVS und andere Meldesysteme. Die Ortstaxe wird als eigene Position automatisch je Gast und Nacht berechnet.
Jetzt testen: 30 Tage kostenlos
Überzeugen Sie sich selbst, wie viel ruhiger der Alltag Ihrer Pension läuft, wenn der Belegungsplan alle Buchungen bündelt und Direktbuchungen provisionsfrei über Ihre eigene Website hereinkommen — einfach genug für die ganze Familie.
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