Im Hotelbetrieb erfordern zahlreiche Abläufe eine gute Koordination zwischen verschiedenen Bereichen, um reibungslos zu funktionieren. Ein Property Management System (PMS) oder eine Hotelsoftware ist eine Softwarelösung, die Hotels, Apartment- und Ferienwohnungsvermietern bei der Verwaltung ihrer Reservierungen und Zimmer hilft. Dies umfasst beispielsweise das Eintragen von Reservierungen, Zimmerzuteilungen, Rechnungen und Zahlungen. Es unterstützt die Betriebe zudem mit Funktionen wie Zimmercodes, Meldescheinen und automatischen E-Mails beim Check-in und Check-out der Gäste.
Die Implementierung eines PMS kann dazu beitragen, diese Abläufe effizienter zu gestalten, zu automatisieren und insgesamt reibungsloser abzuwickeln."
Was ist ein Hotel PMS-System?
Die Hotel PMS Software ist der Kern Ihres Hotels – dort finden Sie alle Reservierungen und Zimmerzuteilungen, Rechnungen, Zahlungen. Das PMS steuert ihre Preise, Buchungsregeln und Verfügbarkeiten nach Ihren Vorstellungen.
Warum ist ein Hotel Property-Management-System für Hotelmitarbeiter erforderlich?
Natürlich kann ein Betrieb auch mit Papier und Bleistift oder einer veralteten Desktop-Software verwaltet werden. Jedoch schöpfen Sie damit nicht das gesamte Umsatzpotenzial aus, das Ihr Betrieb erzielen könnte.
Hotelreservierungen werden in der Regel per Telefon, E-Mail, über Buchungsportale oder online über die eigene Website vorgenommen. Sobald eine Reservierung angefragt wird, wird sie in das PMS eingetragen – so haben Sie auch nicht realisierte Anfragen im System. Beim Check-in erhält der Gast einen Zimmerschlüssel oder einen Zugangscode für sein Zimmer.
Das Hotel-PMS vereinfacht und beschleunigt den Check-in und Check-out. Die jeweils aktuelle Zimmerverfügbarkeit wird anhand der eingetragenen Reservierungen berechnet, und Änderungen an bestehenden Reservierungen können vorgenommen werden. Back-Office-Funktionen wie die Planung des Housekeepings können durchgeführt werden.
Mit einem zentralen System können Hoteliers die wichtigsten Kennzahlen, die sie für ihr Geschäft benötigen (z.B. ADR, also durchschnittlicher Preis pro Tag, Auslastung und RevPAR), besser verwalten und überwachen.
Durch die integrierten dynamischen Levelpreise kann das igumbi PMS Ihrer Umsatzentwicklung und Auslastung Auftrieb geben. Das System kann durch effektive datengesteuerte Nachfrageprognosen und Optimierung mit der Autooptimierung Ihre Umsätze wesentlich steigern.
Wie funktionieren Hotel Property Management Systeme?
Das Herzstück eines PMS ist der Belegungsplan, auf dem die Reservierungen den Zimmern zugeordnet werden. Der Belegungsplan ist eine tabellarische Darstellung eines Monats und der einzelnen Zimmer, auf dem die Reservierungen eingetragen werden. Aus den Zimmerbelegungen ergeben sich die verkauften und noch verfügbaren Zimmer pro Tag.
Für die Reservierungen können Rechnungen ausgestellt und Zahlungen verwaltet werden.
Die numerische Verfügbarkeit pro Kategorie wird mit dem angebundenen Channel Manager synchronisiert. Der Channel Manager ist in der Regel eine cloudbasierte Lösung. Das igumbi PMS schickt Verfügbarkeiten, Preise und Buchungsregeln an den Channel Manager, der diese dann an die angebundenen Portale verteilt. Die eingehenden Reservierungen, Stornierungen und Änderungen werden laufend in das PMS importiert.
Ein weiteres Kernelement ist das E-Mail-Vorlagen-System mit Textbausteinen und Automailer. Mit dem Automailer können zeit- oder eventbasierte E-Mails erstellt werden. Diese werden mit den Reservierungs-, Zahlungs- und Zimmerzuweisungsdaten angereichert und als individuelle E-Mails an die Gäste verschickt.
Vorteile eines cloudbasierten PMS Lösung
Die Daten Ihrer Reservierungen, die über Buchungsportale und Channel-Management-Lösungen laufen, sind ohnehin schon größtenteils online und in der Cloud gespeichert. Warum also nicht auch die Daten Ihrer Hotelsoftware (PMS)? Dadurch entfällt auch der lokale IT-Serverbetrieb.
- Keine lokale IT-Infrastruktur, Lizenzen und Server notwendig
- Kein Stromverbrauch für Server und Serverraumkühlung
- Wir kümmern uns um Datensicherheit, Serverbetrieb und regelmäßige Datensicherung
- Software-Updates werden zentral eingespielt. Keine lästigen Update-Notifikationen
- Zugriff von unterwegs, auch mit iOS-App und Android App
- Arbeiten im Browser
- Operationale Flexibilität: In Zeiten schwacher Buchungslage kann das Besetzen der Rezeption ein Overstaffing darstellen. Ihre - Mitarbeiter können in solchen Phasen bedarfsorientiert arbeiten
Integrationen und Schnittstellen für das cloudbasierte Hotel-PMS
Eine gute Anbindung an die Systeme in der Umgebung Ihres Hotels ist wichtig, um Automatisierung und effizienten Datenfluss sicherzustellen.
- Digitaler Meldeschein: Feratel, AVS, Com-Unity
- Das Property Management System synchronisiert Ihre Portalanbindungen: Verfügbarkeiten, Preise, Buchungsregeln über drei angebundene Channelmanager. Sie können das PMS mit Siteminder, Hotel-Spider und Kognitiv verbinden
- Airbnb iCal-Synchronisation: Verfügbarkeit pro Zimmer und Einlesen neuer Buchungen
- Kreditkartenzahlung via Stripe: Zahlungsformular, Online-Buchungstool
- Buchhaltungsexport (DATEV, BMD, Excel)
- Schließsysteme: NUKI, FLEXIPASS, Comydo, Digibox
- Online-Buchungstool für Ihre Website mit Zahlungsmöglichkeit vai Stripe
- Belegungskalender für Ihre Website: Verfügbarkeit pro Kategorie
Unterschiede zwischen PMS für Hotels und Ferienwohnungen
Wenn Sie Ferienwohnungen, Ferienhäuser oder Apartments in einer Region verwalten dann wird das Management der Reservierungen recht umfangreich. Ein Property Management System (PMS) unterstützt Sie dabei die Routineaufgaben wie Anreisen, Meldescheine und Zimmercodes zu automatisieren.
Bei der Verwaltung von Ferienwohnungen, Ferienhäusern oder Apartments kann das Management der Reservierungen recht umfangreich werden. Ein Property Management System (PMS) unterstützt Sie dabei, Routineaufgaben wie Anreisen, Meldescheine und Zimmercodes zu automatisieren.
Vorteile eines PMS für die Ferienwohnung-Verwaltung
bjekte. Oftmals haben sie lediglich 1 bis 3 Ferienwohnungen oder Apartments zu verwalten. Für manche ist dies kein Vollzeitgeschäft. Dennoch bleiben die Abläufe zur Verwaltung einer Reservierung gleich. Diese müssen effizient und, wenn möglich, vollständig digitalisiert abgewickelt werden.
- Angebot oder Buchungsbestätigung versenden
- Rechnung oder Anzahlungsforderung ausstellen
- Zahlungen entgegennehmen und verbuchen (Überwesungen, Zahlung per Zahlungslink, Kreditkarte)
- Check-in durchführen
- Meldescheine/Gästeblätter ausfüllen und online unterschreiben lassen
Hier kommen die E-Mail-Automatisierungen eines cloudbasierten PMS ins Spiel, besonders für Ferienwohnungen, die oft einen rezeptionslosen Betrieb sicherstellen müssen. Die Automatisierungen arbeiten ständig im Hintergrund und entlasten Sie von Routineaufgaben.
Warum sollte jemand ein PMS für Airbnb Buchungen verwenden?
Airbnb ist oft der Einstieg in die Vermietung für kleine Betreiber. Airbnb bietet etliche sehr komfortable Funktionen für die Gästekommunikation. Das ist sehr individuell. Zum Teil ist die Kommunikation auch zeitraubend und anstrengend. Die Fragen die sich bei der Vermietung stellen wiederholen sich immer wieder. Es kommt der Zeitpunkt, wo man diese Fragen in ein Info-Mail zusammenfassen kann und dem Gast einfach schicken kann. Da ist ein PMS mit den Automatisierbaren E-Mail Vorlagen sehr hilfreich.
- Indviduelle Anreisebeschreibungungen
- Verfügbarkeiten und Buchungen per iCal Synchroniseren
- oder +über den Channel Manager Buchungen importieren und auch Preise abgleichen
- Ortstaxe abrechnen - besonders wenn diese in eine Inklusivpreis Logik hat wie in Wien
- Meldescheine/ Gästeblätter vom Gast mit der Priority Chacking Lösung selbst ausfüllen lassen
- E-Mail Automatisierung
- Portalpräsenz diversifizieren: Booking.com oder Expedia nutzen
- Provisionsfreie Direktbuchungen: In die eigene Website das Buchungstool mit Zahlungsmöglichkeit integrieren
Airbnb ist oft der Einstieg in die Vermietung für kleine Betreiber. Airbnb bietet viele komfortable Funktionen für die Gästekommunikation. Diese ist jedoch sehr individuell und teilweise zeitaufwändig und anstrengend. Die Fragen, die sich bei der Vermietung wiederholen, lassen sich in ein gut strukturiertes Informations-E-Mail zusammenfassen und automatisch an den Gast senden. Ein PMS mit automatisierbaren E-Mail-Vorlagen und Automailer kann hier sehr hilfreich sein.
- Individuelle Anreisebeschreibungen pro Objekt hinterlegen
- Verfügbarkeiten und Buchungen per iCal synchronisieren
- Buchungen über den Channel Manager importieren und Preise abgleichen - mehrere Portale gleichzeitig
- Ortstaxe abrechnen, besonders wenn diese in eine Inklusivpreis-Logik eingebettet ist, wie beispielsweise in Wien
- Meldescheine/Gästeblätter vom Gast mit der Priority-Check-in-Lösung selbst ausfüllen lassen
- E-Mail-Automatisierung
- Portalpräsenz diversifizieren: Nutzung von professionelle Portalen wie Booking.com oder Expedia
- Provisionsfreie Direktbuchungen: Buchungstool mit Zahlungsmöglichkeit in die eigene Website integrieren
Jetzt das PMS unverbindlich probieren und profitieren
Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung eines cloudbasierten Property Management Systems (PMS) eine entscheidende Rolle in der Modernisierung und Effizienzsteigerung Ihrer Ferienwohnungs- oder Hotelverwaltung spielen kann. Mit Funktionen wie automatisierten E-Mail-Vorlagen, einfachem Check-in-Management und der Möglichkeit zur Synchronisierung mit verschiedenen Buchungsplattformen bietet es eine umfassende Lösung, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert und gleichzeitig den Service für Ihre Gäste verbessert.
Wir laden Sie herzlich ein, die Vorteile und das Potenzial unseres PMS selbst zu entdecken.
Testen Sie die Software jetzt und erleben Sie, wie sie Ihre Betriebsabläufe revolutionieren und Ihren Umsatz steigern kann.
Nehmen Sie den ersten Schritt in Richtung einer effizienteren und zukunftsorientierten Verwaltung Ihrer Unterkünfte und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die das igumbi PMS zu bieten hat."
