Ein Hotel PMS System ist die zentrale Software für Reservierungen, Preise, Verfügbarkeiten, Zahlungen und Gästedaten. Erfahren Sie, welche Funktionen ein PMS braucht und wie es mit einem Channel Manager zusammenspielt.
igumbi unterstützt kleine Hotels, Apartmenthäuser und Ferienwohnungsvermieter mit einer cloudbasierten Hotelsoftware für den gesamten Ablauf von der Buchung bis zum Check-Out.
Was ist ein Hotel PMS-System?
Ein Hotel PMS System, auch Hotelsoftware oder Property Management System genannt, ist die zentrale Software für den operativen Betrieb einer Unterkunft. Es verwaltet Reservierungen, Zimmer oder Kategorien, Preise, Verfügbarkeiten, Zahlungen und Gästedaten. So begleitet es eine Buchung vom Eingang über den Check-In bis zur Rechnung und zum Check-Out.
Für Hotels, Apartmenthäuser und Ferienwohnungen bildet das PMS den Arbeitsalltag an einem Ort ab. Je nach Betrieb gehören dazu auch Zimmerzuteilungen, Meldescheine, Zugangscodes, E-Mails und Housekeeping-Aufgaben.
PMS für kleine Hotels auswählen
Ein PMS System für ein kleines Hotel sollte die täglichen Abläufe vereinfachen, nicht zusätzliche Arbeit schaffen. Entscheidend ist deshalb, ob das Hotel PMS zu Ihrer Betriebsgröße, Ihren Vertriebswegen und dem gewünschten Gästeprozess passt. Prüfen Sie vor einer Entscheidung diese Bereiche anhand eigener Beispiele aus Ihrem Alltag.
- Reservierungen: Belegungsplan, Zimmer- oder Kategoriezuordnung, Änderungen und Stornierungen lassen sich schnell bearbeiten.
- Vertrieb: Preise, Verfügbarkeiten und Buchungsregeln werden zuverlässig an den Channel Manager und Ihre Buchungsportale übergeben.
- Direktbuchungen: Ein Buchungstool für die eigene Website zeigt aktuelle Verfügbarkeiten und ermöglicht provisionsfreie Buchungen.
- Zahlungen: Rechnungen, Anzahlungen, Zahlungslinks, Zahlungen bei der Buchung und Buchhaltungsexporte passen zu Ihrem Ablauf.
- Check-In: Bestätigungen, Meldescheine, Zugangscodes oder Zimmerzuweisungen unterstützen auch einen rezeptionslosen Prozess.
- Cloud-Zugriff: Das Team arbeitet im Browser und bei Bedarf mobil mit iOS- und Android-App, ohne einen eigenen Server zu betreiben.
- Support: Einführung, Rückfragen und laufende Unterstützung sind für Ihre Betriebszeiten erreichbar und verständlich organisiert.
Klären Sie außerdem fünf Punkte im Gespräch mit dem Anbieter: Wie lange dauert die Einführung? Welche Daten und Reservierungen werden aus dem bisherigen System übernommen? Welche Schnittstellen zu Channel Manager, Buchhaltung, Zahlung und Schließsystemen sind bereits verfügbar? Ist das Preismodell nachvollziehbar, etwa nach Zimmern, Objekten oder Funktionsumfang, ohne dass notwendige Integrationen unerwartete Zusatzkosten verursachen? Und kostet der Support extra, wie schnell reagiert der Anbieter und ist Hilfe per Ticket, E-Mail oder Telefon erreichbar?
Welche Funktionen hat ein Hotel PMS System?
Ein PMS bündelt die wiederkehrenden Aufgaben eines Beherbergungsbetriebs. Das schafft eine verlässliche Datenbasis, wenn Reservierungen per Telefon, E-Mail, Buchungsportal oder über die eigene Website eingehen.
Hotelreservierungen werden in der Regel per Telefon, E-Mail, über Buchungsportale oder online über das Buchungstool auf Ihrer eigenen Website vorgenommen. Sobald eine Reservierung angefragt wird, wird sie im PMS eingetragen. Beim Check-In erhält der Gast einen Zimmerschlüssel oder einen Zugangscode für sein Zimmer.
Das Hotel-PMS vereinfacht und beschleunigt den Check-In und Check-Out. Die jeweils aktuelle Zimmerverfügbarkeit wird anhand der eingetragenen Reservierungen berechnet, und Änderungen an bestehenden Reservierungen können vorgenommen werden. Back-Office-Funktionen wie die Planung des Housekeepings können durchgeführt werden.
Housekeeping mit anonymisierten Reinigungslisten organisieren
Für das Housekeeping stellt das PMS tagesaktuelle Listen der an- und abreisenden Zimmer oder Unterkünfte bereit. Housekeeping-Mitarbeiter sehen dabei nur die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, zum Beispiel Unterkunft, Anreise, Abreise und Reinigungsstatus. Namen, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen und weitere Gästedaten bleiben ausgeblendet.
Über einen eigenen App-Zugang können Housekeeping-Mitarbeiter ihre Aufgaben auch unterwegs einsehen. Der Zugang beschränkt sich auf die für die Reinigung benötigten Informationen, ohne Zugriff auf Reservierungen oder vollständige Gästedaten.
Typische Aufgaben auf einer Housekeeping-Liste sind:
- Abreisen und notwendige Endreinigungen
- Anreisen und bereitzustellende Zimmer oder Unterkünfte
- Hinweise zum Reinigungsstatus, ohne persönliche Gästedaten
Kennzahlen abrufen und Preise zentral steuern
Mit einem zentralen System können Hoteliers die wichtigsten Kennzahlen, die Sie für ihr Geschäft benötigen (z.B. ADR, also durchschnittlicher Preis pro Tag, Auslastung und RevPAR), besser verwalten und überwachen.
Durch die integrierten dynamischen Levelpreise kann das igumbi PMS Ihrer Umsatzentwicklung und Auslastung Auftrieb geben. Das System kann durch effektive datengesteuerte Nachfrageprognosen und Optimierung mit der Autooptimierung Ihre Umsätze wesentlich steigern.
Wie funktionieren Hotel Property Management Systeme?
Das Herzstück eines PMS ist der Belegungsplan, auf dem die Reservierungen den Zimmern zugeordnet werden. Der Belegungsplan ist eine tabellarische Darstellung eines Monats und der einzelnen Zimmer, auf dem die Reservierungen eingetragen werden. Aus den Zimmerbelegungen ergeben sich die verkauften und noch verfügbaren Zimmer pro Tag.
Für die Reservierungen können Rechnungen ausgestellt und Zahlungen verwaltet werden.
Ein weiteres Kernelement ist das E-Mail-Vorlagen-System mit Textbausteinen und Automailer. Mit dem Automailer können zeit- oder eventbasierte E-Mails erstellt werden. Diese werden mit den Reservierungs-, Zahlungs- und Zimmerzuweisungsdaten angereichert und als individuelle E-Mails an die Gäste verschickt.
PMS und Channel Manager: Was ist der Unterschied?
Ein PMS verwaltet den Betrieb, ein Channel Manager verbindet ihn mit Buchungsportalen. Beide Systeme ergänzen sich: Das PMS ist die zentrale Quelle für Reservierungen, Preise und Verfügbarkeiten; der Channel Manager verteilt diese Daten an die angebundenen Portale und übermittelt neue Buchungen zurück.
Für die Auswahl bedeutet das: Ein Hotel PMS ersetzt nicht automatisch einen Channel Manager. Prüfen Sie, ob der gewünschte Channel Manager angebunden ist, welche Daten synchronisiert werden und ob Direktbuchungen in denselben Belegungsplan einfließen. igumbi bietet für die Anbindung an Buchungsportale drei externe Channel Manager sowie eine integrierte Channel-Management-Option. So beurteilen Sie im Testbetrieb den gesamten Ablauf statt nur einzelne Funktionen.
| Aufgabe | PMS | Channel Manager |
|---|---|---|
| Reservierungen und Gästedaten verwalten | Ja | Nein |
| Rechnungen, Zahlungen und Check-In organisieren | Ja | Nein |
| Preise, Verfügbarkeiten und Buchungsregeln festlegen | Ja | Übernimmt die Übertragung |
| Daten an Buchungsportale verteilen | Übergibt Daten an den Channel Manager | Ja |
| Buchungen, Änderungen und Stornierungen importieren | Übernimmt die Buchungen | Leitet sie vom Portal weiter |
Bei igumbi wird die numerische Verfügbarkeit pro Kategorie mit dem angebundenen Channel Manager synchronisiert. Das PMS übergibt Verfügbarkeiten, Preise und Buchungsregeln; der Channel Manager verteilt sie an die angebundenen Portale.
So läuft eine Buchung mit einem PMS ab
Auch kleine Betriebe können mit einem PMS einen einheitlichen Ablauf für Direktbuchungen, Telefonanfragen und Portalbuchungen schaffen:
- Eine Anfrage oder Buchung wird im PMS erfasst oder vom Channel Manager importiert.
- Das PMS ordnet die Reservierung einer Zimmer- oder Unterkunftskategorie zu und berechnet die aktuelle Verfügbarkeit.
- Preise, Buchungsregeln und Verfügbarkeiten werden bei angebundenen Portalen aktualisiert.
- Das System unterstützt die Kommunikation mit Buchungsbestätigung, Zahlungsinformation und Anreisehinweisen.
- Beim Check-In werden je nach Einstellung Meldeschein, Zugangscode oder Zimmerzuweisung vorbereitet; anschließend folgen Rechnung und Check-Out.
Vorteile einer cloudbasierten PMS Lösung
Die Daten Ihrer Reservierungen, die über Buchungsportale und Channel-Management-Lösungen laufen, sind ohnehin schon größtenteils online und in der Cloud gespeichert. Warum also nicht auch die Daten Ihrer Hotelsoftware (PMS)? Dadurch entfällt auch der lokale IT-Serverbetrieb.
- Keine lokale IT-Infrastruktur, Lizenzen und Server notwendig
- Kein Stromverbrauch für Server und Serverraumkühlung
- Wir kümmern uns um Datensicherheit, Serverbetrieb und regelmäßige Datensicherung
- Software-Updates werden zentral eingespielt. Keine lästigen Update-Notifikationen
- Zugriff von unterwegs, auch mit iOS-App und Android App
- Arbeiten im Browser
- Operationale Flexibilität: In Zeiten schwacher Buchungslage kann das Besetzen der Rezeption zu viel Personal binden. Mitarbeiter können in solchen Phasen bedarfsorientiert arbeiten
Integrationen und Schnittstellen für das cloudbasierte Hotel-PMS
Eine gute Anbindung an die Systeme in der Umgebung Ihres Hotels ist wichtig, um Automatisierung und effizienten Datenfluss sicherzustellen.
- Digitaler Meldeschein und automatisierter Hotel-Check-In: Übertragung an die Systeme der Gemeinden wie Feratel, AVS, Com-Unity
- Das Property Management System synchronisiert Ihre Portalanbindungen: Verfügbarkeiten, Preise, Buchungsregeln über drei angebundene Channel Manager. Sie können das PMS mit Siteminder, Hotel-Spider und Kognitiv verbinden
- Airbnb iCal-Synchronisation: Verfügbarkeit pro Zimmer und Einlesen neuer Buchungen
- Kreditkartenzahlung via Stripe: Zahlungsformular für Direktbuchungen, Online-Buchungstool
- Buchhaltungsexport (DATEV, BMD, Excel)
- Hotel Schließsysteme: NUKI, FLEXIPASS, Comydo, Digibox, Loxone
- Online-Buchungstool/IBE für Ihre Website mit Zahlungsmöglichkeit via Stripe
- Belegungskalender für Ihre Website: Verfügbarkeit pro Kategorie
Unterschiede zwischen PMS für Hotels und Ferienwohnungen
Wenn Sie Ferienwohnungen, Apartments oder Ferienhäuser in einer Region verwalten dann wird das Management der Reservierungen recht umfangreich. Ein Property Management System (PMS) unterstützt Sie dabei die Routineaufgaben wie Zahlungen, Anreisen, Meldescheine und Zimmercodes zu automatisieren.
Vorteile eines PMS für die Ferienwohnung-Verwaltung
Manche Betriebe haben lediglich 1 bis 3 Ferienwohnungen oder Apartments zu verwalten, kein Vollzeitgeschäft. Dennoch bleiben die Abläufe zur Verwaltung einer Reservierung gleich. Diese müssen effizient und, wenn möglich, vollständig digitalisiert abgewickelt werden.
- Angebot oder Buchungsbestätigung versenden
- Rechnung oder Anzahlungsforderung ausstellen
- Zahlungen entgegennehmen und verbuchen (Überweisungen, Zahlung per Zahlungslink, Kreditkarte)
- Check-In durchführen
- Meldescheine/Gästeblätter ausfüllen und online unterschreiben lassen
Hier kommen die E-Mail-Automatisierungen eines cloudbasierten PMS ins Spiel, besonders für Ferienwohnungen, die oft einen rezeptionslosen Betrieb sicherstellen müssen. Die Automatisierungen arbeiten ständig im Hintergrund und entlasten Sie von Routineaufgaben.
Warum sollte ich ein PMS für meine Airbnb Buchungen verwenden?
Airbnb ist oft der Einstieg in die Vermietung für kleine Betreiber. Airbnb bietet viele komfortable Funktionen für die Gästekommunikation. Diese ist jedoch sehr individuell und teilweise zeitaufwändig und anstrengend. Die Fragen, die sich bei der Vermietung wiederholen, lassen sich in ein gut strukturiertes Informations-E-Mail zusammenfassen und automatisch an den Gast senden. Ein PMS mit automatisierbaren E-Mail-Vorlagen und Automailer kann hier sehr hilfreich sein.
- Individuelle Anreisebeschreibungen pro Objekt hinterlegen
- Verfügbarkeiten und Buchungen per iCal synchronisieren
- Buchungen über den Channel Manager importieren und Preise abgleichen - mehrere Portale gleichzeitig
- Ortstaxe abrechnen, besonders wenn diese in eine Inklusivpreis-Logik eingebettet ist, wie beispielsweise in Wien
- Meldescheine/Gästeblätter vom Gast mit der Priority-Check-in-Lösung selbst ausfüllen lassen
- E-Mail-Automatisierung
- Portalpräsenz diversifizieren: Nutzung professioneller Portale wie Booking.com oder Expedia
- Provisionsfreie Direktbuchungen: Buchungstool mit Zahlungsmöglichkeit in die eigene Website integrieren
Jetzt das PMS unverbindlich probieren und profitieren
Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung eines cloudbasierten Property Management Systems (PMS) eine entscheidende Rolle in der Modernisierung und Effizienzsteigerung Ihrer Ferienwohnungs- oder Hotelverwaltung spielen kann. Mit Funktionen wie automatisierten E-Mail-Vorlagen, einfachem Check-in-Management und der Möglichkeit zur Synchronisierung mit verschiedenen Buchungsplattformen bietet es eine umfassende Lösung, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert und gleichzeitig den Service für Ihre Gäste verbessert.
Nutzen Sie den Test, um den Auswahlprozess praktisch zu prüfen: Legen Sie eine Reservierung an, testen Sie eine Direktbuchung, kontrollieren Sie die Übergabe an Ihren Channel Manager und spielen Sie Zahlung sowie Check-In durch. So sehen Sie, ob das PMS zu Ihrem Hotel und Ihrem Team passt.
Testen Sie das Online-PMS und erleben Sie, wie Sie Reservierungen, Vertrieb und Gästeprozess zentral verwalten können.
Nehmen Sie den ersten Schritt in Richtung einer effizienteren und zukunftsorientierten Verwaltung Ihrer Unterkünfte und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die das igumbi PMS zu bieten hat.
